阿里&88

處理文件大省時，活用Word快速鍵

作者：溫典寰 　出處：天下雜誌 359期 2006/11

本期Tech-tips進一步教你活用手指，輕鬆解決找功能鍵的困擾，處理文件更有效率。 

密技一：Ctrl+P瞬間開啟列印功能 　

只要左手指選擇Ctrl鍵，再加上P，不需滑鼠移到「檔案」功能表，便能進入「列印」介面。通常選擇檔案列印，皆需要滑鼠找到功能列中的「檔案」，再進列印更改各項設定。但現在只要Ctrl+P兩鍵，直接開啟列印功能，免去滑鼠找功能的麻煩。 　

貼心小提醒：若搭配使用「Ctrl鍵+F2」的切換功能，還能直接開啟或關閉「預覽列印」功能，同樣不須靠滑鼠。 

密技二：全選文章只要Ctrl+A 　 

要複製整篇文章前，只要Ctrl鍵+A便能全部選取。再配合使用Ctrl+C複製與Ctrl+V貼上，更能縮短時間。與Windows快速鍵一樣，Ctrl+A是通用功能鍵。因此，學會該項功能，使用許多電腦軟體便能更上手。 

密技三：Word便條紙功能Ctrl+Alt鍵＋M

想要在某段文字加上note，只要Ctrl+Alt兩鍵再加M，便能呼叫「註解功能」。 Word註解常用在註明文件出處、待辦事項等，避免遺忘必須處理的內容。若開啟註解，不透過滑鼠找到功能表「插入」裡的註解，也能將繁複的步驟簡化。

貼心小提醒：註解可選擇列印出或不列印，只需在列印功能裡的「列印內容」篩選，便能列出只有文件而沒有註解的漂亮文件。（本功能僅試用在Office XP）

密技四：Ctrl+F12立即開啟舊檔 　  

 使用Word開啟另一文件時，只要Ctrl鍵加上F12，馬上呼叫「開啟檔案」介面。通常開啟舊檔有兩個方式，滑鼠點選功能列圖示，或功能列裡的「檔案」再找到開啟舊檔。但如果學會了Ctrl+F12快速鍵，不須碰觸滑鼠，肯定增加更多工作時間。　

貼心小提醒：除了開啟舊檔外，F12鍵還能開啟「另存新檔」功能，同樣減少在功能列裡找「檔案」再另存新檔的繁複動作。

密技五：標記段落文字使用Shift＋「→」「←」 　

文件中只想複製幾個字時，左手指按Shift鍵，再加鍵盤上任何十字鍵，減少大費周章使用滑鼠的機會。 　

為了複製少許文字，多數人會使用滑鼠來選擇，再配合複製貼上功能。但此舉不僅小題大作，也無法提升工作效率。若能直接在鍵盤上操作Shift鍵加「→」、「←」，還能更準確地選擇複製的文字。

精選12個工程師最愛的好用快捷鍵

本篇為中階版，

基礎版請看「10個基礎快捷鍵，省時好幫手」，

進階版請看「6個進階快捷鍵，切換工具更聰明」

12大好用快速鍵，徹底提高工作效率！

電腦鍵盤頂部的F1到F12有什麼功能呢？Tab、Ctrl、Shift、Alt又有什麼好用的秘訣呢？

這些鍵在過去的DOS系統中很實用，但是在windows作業系統中，很多功能鍵都被滑鼠取代了。然而，這些功能鍵仍然有一些很便捷的作用，還能互相組合成快速鍵！只要善用快速鍵，可以幫你剩下可觀的時間！

1.當你需要幫助時，按F1, Shift+F1或Win＋F1就對了！

F1：如果你在某個程式中需要說明或協助，例如在excel中遇到不會操作的狀況，請按下F1。就可以取得office線上說明，或是叫出Office小幫手；如果你是在資料夾或桌面，按下F1會出現Windows的說明程式。簡而言之，只要使用上有問題，按下F1就對了！

如果你正在使用某個程式，需要Windows幫助時，可按下Win+F1快速鍵叫出幫助程式。（「Win」是在空白鍵左邊，狀似旗幟的按鍵，可以點此看鍵盤圖解），而按下Shift+F1，會出現「What's This?」的幫助視窗。

2.幫檔案改名字，用F2替代右鍵吧！

如果你想修改資料夾或檔案的命名，只要選取後按下F2，就會執行[重新命名]功能，相當於你按右鍵後選擇重新命名。

3.快速關閉視窗，就靠 ALT+F4

如果老闆正朝你走來，你想要快速關閉使用中的程式或文件，可以直接按ALT+F4，不必再手忙腳亂地把滑鼠移到X符號上了。

4.  F5不只能重新整理網頁，也能重新整理資料夾，並播放簡報！

F5是重新整理鍵，用來更新你正在使用的網頁或資料夾的內容。F5非常好用，假設你插入一個新的光碟，但是你的螢幕仍然顯示前一個光碟的內容，這時只要按下F5更新螢幕，就可以看到新插入的光碟內容了，並可播放PowerPoint簡報檔。

5. Ctrl+F6、ALT+Tab幫你快速切換視窗

檔案開太多，讓你切換時花很多時間嗎？Ctrl+F6可以幫助你在最近開啟的幾個Word檔中作切換，而ALT+Tab可以在所有開啟的程式和檔案中作快速切換。

6.擔心寫錯字？按F7幫你拼字檢查！

很多人不知道Office有拼字檢查功能，更多人不知道它的快速鍵就是F7，在你寫完文章後，按一下F7就可以檢查中英文拼字是否正確，讓你省去選取 [工具] 功能表 [拼字檢查] 的時間。

7. Windows Media Player快速調整音量，就靠F9和F10

F9和F10在Windows中沒有任何作用，但在Windows Media Player中非常好用，F9可以用來快速降低音量；F10則是提高音量。

8. 用F11，讓使用中的視窗瞬間變成全螢幕

在windows工作時，按下F11會使IE瀏覽器或資料夾變成全螢幕模式，此時功能表會消失，只剩下重要的工具列，讓你可以在螢幕上看到更多的資訊，再按一次F11就能讓視窗恢復原始大小。

9.快速儲存檔案，使用Shift+F12、Ctrl+S 最便捷

Shift+F12、Ctrl+S 都是 [檔案] 功能表上的 [儲存] 指令的快速鍵，這兩種組合鍵都能幫你立刻儲存檔案，其中Ctrl+S的S是save的簡稱。

10.Ctrl+F12、Ctrl+O一秒內開啟舊檔，F12幫你另存新檔

F12組合鍵的功能很多，除了上面提過的Shift+F12之外，單按F12或Ctrl+F12也有功能。
Ctrl+F12和Ctrl+O都等於 [檔案] 功能表上的 [開啟舊檔] 指令，這兩種組合鍵都能幫你一秒內開啟舊檔，其中O是old file的簡稱。

F12在Windows中沒有作用，但在Office中，按下F12會快速彈出[另存新檔]的視窗，Ctrl + N也有相同功能，N是New file的簡稱。簡而言之，F12都和檔案的儲存有關。

11.找不到頁面中某個字詞？Ctrl + F 幫你找到它；Ctrl + H幫你取代它！

在一堆中獎名單中，如何快速找到你的名字？在一堆資料中，如何快速找到某個關鍵字？這時候按下Ctrl + F，輸入你要找的關鍵字，就可以在目前你開啟的頁面中，快速找到包含這個關鍵字的段落，如果這不是你要的段落，可以按「下一個」繼續尋找。

如果你發現報告中某個詞用錯了，但是一個個找出來修改又很困難，這時候Ctrl + H就派上用場了！例如報告中的「小明」統一要改成「小芳」，你可以按下Ctrl + H，在「尋找」欄填上「小明」，取代欄統一填上「小芳」，按下確定就可以了！

12.快速改變字母大小寫，靠Shift+F3就搞定

打字時，切換英文大小寫有時不太便利，你如果常常使用到英文，Shift+F3可以幫你很多忙，只要將你想要改變的字選取起來，按下Shift+F3就可以讓你小寫變大寫、大寫變小寫，如果不小心打錯，只要再按一次就會恢復原狀。

想知道更多好用快速鍵嗎？你可以到Word裡找小幫手，搜尋「快速鍵」，就可以找到你要的資料了！

十個必須牢記的快速鍵

作者：李明芳 　出處：天下雜誌 347期 2006/05

其實，不管是你電腦菜鳥或玩了好幾年的老鳥，隱藏在Windows系統裡的許多快速鍵你可能連聽都沒聽過，別以為這些快速鍵沒有什麼功用，使用這些便利快速鍵所節省下來的時間，可是會幫助你加快工作效率，還可以讓你在LKK的主管前面秀一手呢。
下面就介紹十個你必須牢記的快速鍵：

Ctrl+C ／ Ctrl+V ／ Ctrl+X
這兩個快速鍵是必須共同使用的，Ctrl+C指的是將選取的檔案（Windows）、文字段落（Word）、數據（Excel）、文字方塊（Powerpoint）等進行「複製」的功能。在進行複製之後，再透過Ctrl+V進行「貼上」。而Ctrl+X的功能則是「剪下」，當然，在剪下任何物件之後，之後只需要再按下Ctrl+V就可以再貼上囉。

Ctrl+S：
使用各種軟體的時候，最擔心的就是突然當機之後才發現打好的報告忘了存檔。只要記住Ctrl+S這個快速鍵，就可以在任何時間快速儲存，也不需要用滑鼠在那裡點來點去囉。

Alt+Tab
電腦上滿滿都是執行中的程式讓你眼花撩亂嗎？用滑鼠一個一個點又不曉得要點到什麼時候，這時候你就需要Alt+Tab這個快速鍵，按下Alt+Tab之後就會出現執行程序選單，只要持續按住Alt，再連續按Tab就可以跳到自己想要的程式去了。

Alt+F4  
Alt+F4這個快速鍵的功能在於「關閉正在執行中的程式」，因此不管你正在IE瀏覽器瀏覽網頁、WORD裡編輯報告，只要按下Alt+F4就會自動關閉程式，省去再移動滑鼠去關閉程式的手續。

Backspace
Backspace這個按鍵在Windows與IE瀏覽器裡所代表的指令是上一層或上一頁，當你在檔案總管裡太「深入」某一個資料夾之後，只要按下Backspace就可以回到上一層，而瀏覽網頁時也可以使用這個按鍵來幫助回到上一頁。不過在Word等文書處理軟體裡面，Backspace的功能可是「往回刪除」，可別一口氣按著Backspace把自己的心血結晶全部清掉囉。

Shift+Delete
討厭每次刪除檔案之後，還得到資源回收桶去刪除一次才能真正刪除嗎？只要在你選取要刪除的檔案之後，按下Shift+Delete，就能一勞永逸地刪除檔案，不過要用這個快速鍵之前可是要三思，免得挽救不回重要的檔案資料。

F3
F3這個通用於Windows系統和IE瀏覽器的快速鍵，是你務必要學會的一個快速鍵。在Windows系統裡，按下F3就可以呼叫出「搜尋」功能，可以輸入關鍵字後搜尋電腦裡的檔案。在IE瀏覽器裡，按下F3則是可以切換到自訂的搜尋引擎網站，不需要再輸入搜尋引擎的網址或點選我的最愛囉。

F5
在IE瀏覽器上瀏覽網頁時，最常使用到的就是「重新整理」的功能，其實只要按下鍵盤上的F5按鍵，IE就會自動重新整理網頁，不需要在透過滑鼠點選功能選單囉。

Ctrl+Enter
在IE瀏覽器裡，Ctrl+Enter算是一個針對懶人所開發出來的快速鍵，只要你在網址的欄位裡輸入google六個英文字母之後，再按下Ctrl+Enter，IE瀏覽器就會自動幫你加上www.和.com，然後連到這個網站，不過對於台灣地區的網站就比較不適用，因為它並沒有自動加上.tw的功能。

空白鍵：
別以為空白鍵只能在Word裡輸入空格，其實在IE瀏覽器裡，按下空白鍵的功能等同於「捲動網頁」，對於長到不像話的網頁來說，空白鍵就會你最好的朋友。

Windows鍵盤快速鍵，1秒鐘找到工具列

進階版「6個進階快捷鍵，切換工具更聰明」

「活用視窗鍵」技巧，讓你一分鐘上手，縮短工作時程！　

通常在使用電腦時，多半倚賴右手操作滑鼠。但若能活用左手，使電腦操作更簡便，節省更多找工具或檔案的時間。你知道嗎！鍵盤左下方「Windows視窗鍵」就可以讓你使用電腦省時又省力。

（圖1：Ctrl與Alt中間，旗幟圖形是Win視窗鍵位置，簡稱Win）

接下來，介紹幾招好用的快速鍵功能給大家參考：

祕技1：「Win」鍵呼叫開始功能表

只要「Win」按一下，立即開啟「開始」功能表找檔案。通常欲開啟程式，多半會將滑鼠移到介面左下角「開始」功能表，再慢慢找到程式執行，往往耗費許多時間找檔案。若「Win」鍵直接叫出後，能更找到程式，節省繁複步驟。

祕技2：最常用快速顯示桌面「Win+D」 

透過「Win+D」鍵，切換桌面與正在瀏覽的程式，尋找桌面檔案更快。尤其在使用Word或其它程式時，臨時需要桌面檔案時，多半使用滑鼠點選「顯示桌面」才能關掉正在使用的視窗。若透過「Win+D」鍵，便能迅速關閉視窗，也可再開啟使用中程式。　

貼心小提醒：上班時使用即時通訊聊天，「Win+D」能快速關掉對話視窗。 

祕技3：呼叫檔案總管「Win＋E」 　

鍵盤只要按「Win＋E」鍵，「檔案總管」立即跳出。通常使用Word或Powepoint時，需要找檔案多半先用滑鼠關掉視窗，再找到「我的電腦」。若直接執行「檔案總管」尋找檔案，節省更多作業時間。 

祕技4：求助「Win＋F1」  

遇到電腦疑問，卻又不知道哪裡可以詢問，立即選「Win+F1」，呼叫Windows幫你解惑。

其實電腦出現問題，除了藉Google或Yahoo！奇摩搜尋引擎外，還可以直接呼叫Windows系統說明，輸入問題後得到解答。 

祕技5：「Win+F」搜尋檔案   （Ctrl+F為搜尋內文）

找檔案時只要「Win+F」再輸入檔名，縮短搜尋時間。 　通常尋找檔案時，多半會使用滑鼠點選「開始」工具列，找到搜尋再輸入檔名，如此一來將佔據大部份的時間。學會「Win+F」快速鍵，不耗費時間搜尋檔案。 

祕技6：「Win+L」保全電腦資料 

暫離座位時，按「Win+L」登出系統畫面，防止別人使用你的電腦竄改文件。 　

為了保全自己的重要文件，離開座位除了螢幕保護程式設密碼外，還可以利用Windows視窗鍵登出電腦，等回到座位後再輸入密碼，還原正在使用的程式介面。

貼心小提醒：本功能適用在Windows XP系統，Windows 2000不適用！